Virtuele kantoren

Een project voor school of de vereniging, samenwerken met andere 'thuiswerkers' zonder een gezamenlijke kantoorruimte te moeten huren of met alle leden van het drukbezette gezin op de hoogte blijven van elkaars agenda... het kan met een virtueel kantoor op internet.

Zo'n virtueel kantoor is een website waarop de digitale varianten staan van middelen die we normaal gesproken op elk kantoor vinden: een agenda, een adressen- en telefoonboek, een prikbord en een plek om documenten op te bergen. Zelfs aan de virtuele variant van het informele gesprek bij het koffiezetapparaat is gedacht: de chatbox.

Nederlandstalige aanbieders van virtuele kantoorruimte zijn bijvoorbeeld Wboffice, ContactOffice en Intraplace. De drie diensten hebben gemeen dat de instapversie gratis is. Dat maakt het aantrekkelijk ze vrijblijvend uit te proberen. Wie vervolgens meer wil, kan kiezen voor een betaald vervolg van het gratis gestarte abonnement. Bij Wboffice betekent dat onder andere een uitbreiding van de schijfruimte voor gezamenlijke documenten, bij Intraplace kunnen meer dan de vijf deelnemers van de gratis versie worden uitgenodigd en in de betaalde bundel van ContactOffice zitten SMS-berichten.

Een virtueel kantoor opstarten is een kwestie van minuten. Even wat gegevens invoeren op de website van de aanbieder, vervolgens op de link klikken uit het e-mailtje dat direct daarna toegestuurd wordt en de nieuwe kantoorbewoner kan direct inloggen met een persoonlijke gebruikersnaam en wachtwoord.

Wboffice biedt vervolgens voor starters de prettigste werkomgeving. De startpagina toont direct de meest recent toegevoegde items uit onder andere de agenda, het prikbord en de takenlijst. Eenvoud staat centraal: geen toeters of bellen die het werken met dit kantoor bemoeilijken.

Intraplace is de meest zakelijke van de drie: deelnemers aan het kantoor worden 'personeel' genoemd en er is een mogelijkheid een indeling te maken in 'afdelingen'. Handig extraatje: in de kantooromgeving is de e-mail van uw eigen provider te raadplegen.

ContactOffice heeft de meeste mogelijkheden, zoals synchronisatie met de gegevens binnen Outlook op de eigen computer en het verwerken van de agendagegevens in een afdrukbaar PDF-bestand. Jammer - want onduidelijk - is echter dat alle mogelijkheden in gratis versie wel als optie getoond worden, maar dat ze lang niet allemaal werken. Daarvoor moet eerst een betaald abonnement worden afgesloten.

Ook mooi tenslotte: in een virtueel kantoor bepaalt elke klerk zelf of er gerookt mag worden of niet. Einde discussie.
handige en gratis online diensten freeware gratis software